SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN

oleh: Abdillah Mundir, SE, MM

Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang  yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik.  Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan.

Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

Kondisi ini menjadi tidak mudah dengan semakin rumitnya aktivitas dan keterbatasan sumber daya yang tersedia. Apalagi informasi yang dibutuhkan tidak berasal langsung dari sumbernya. Untuk itu manajemen sebagai pengguna informasi membutuhkan suatu sistem pendukung (support systems) yang mampu meningkatkan pengambilan keputusannya, terutama untuk kondisi yang tidak terstruktur atau pun sistem pendukung untuk tingkatan tertentu saja.

Ada dua alasan penting mengapa  manajemen membutuhkan sistem pendukung yang mampu untuk meningkatkan pengambilan keputusannya. 

1.       Keputusan untuk membangun sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan manajemen tingkat atas.  Dengan hanya mengandalkan sistem informasi manajemen tanpa bantuan sistem pendukungnya, sulit bagi manajemen terutama di tingkat atas untuk mengambil keputusan yang strategis. Hal ini disebabkan karena umumnya pengambilan keputusan yang strategis tersebut lebih bersifat  kebijakan dengan dampak luas dan/atau pada situasi yang tidak terstruktur. 
Contoh:  Terkait dengan kelangkaan BBM dibeberapa wilayah di Indonesia telah mendorong upaya beberapa pihak yang tidak bertanggungjawab untuk melakukan penimbunan. Untuk itu manajemen di Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) sebagai lembaga pengatur yang bertanggungjawab untuk memerintahkan Pertamina yang mengelola BBM harus dengan cepat mengambil keputusan yang strategis atas gejala penimbunan sehingga dapat mengatur strategi distribusi dan pemasaran dalam upaya mengatasi kelangkaan dan penimbunan.

2.       Kebutuhan untuk menciptakan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang memiliki arti (makna).  Manajemen di sini di dorong untuk bagaimana mengembangkan pelaporan yang lebih baik lagi untuk pengukuran kinerja aktivitas yang dilaksanakannya dan menginformasikan berbagai tipe pengambilan keputusan yang baru. Dengan bantuan sistem pendukung yang disiapkan, maka hal ini akan lebih memungkinkan manajemen untuk mendapatkan pelaporan dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik lagi.

Selain dua alasan yang dikemukakan di atas, masih ada beberapa alasan lainnya mengapa sistem pendukung dibutuhkan dalam melengkapi sistem informasi manajemen yang ada,  yaitu:  

1.  untuk melengkapi sistem informasi manajemen yang tersedia adalah karena sistem ini tentunya akan lebih mempercepat perhitungan, 
2. untuk mengatasi kelemahan-kelemahan sistem informasi manajemen yang ada terutama dalam menyajikan informasi yang tidak terstruktur atau informasi yang hanya diperuntukkan untuk manajemen tingkat atas, 
3. untuk meningkatkan kemampuan dalam pemrosesan dan penyimpanan data dan informasi, mengurangi biaya, mendukung aspek teknis dalam pengambilan keputusan, dan 
4. untuk mendukung kualitas, dan memberikan keunggulan kompetitif bagi penggunanya. Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung yang akan dibahas di sini, di antaranya adalah:
• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)
• Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-Support Systems (GDSS
• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-Support Systems (ESS)
• Sistem Pakar/Expert System

Keempat sistem pendukung tersebut, dapat mendukung pengambilan keputusan dengan sejumlah cara. Sistem pendukung ini dapat dengan otomatis melakukan prosedur-prosedur pengambilan keputusan tertentu.  

Contoh:  Penentuan sistem distribusi BBM agar kelangkaan dipasar dapat segera di atasi, penetapan harga eceran  tertinggi untuk tetap menjaga pasar mendapatkan jumlah persediaan yang paling tepat pada saat dibutuhkan, menjaga persediaan pada jumlah yang paling optimal dan memaksimalkan permintaan pengguna dan menjaga tingkat kelancaran distribusinya. 

Sistem pendukung ini juga mampu untuk menyajikan informasi atas berbagai aspek untuk pengambilan keputusan pada situasi yang beragam. Akhirnya, sistem pendukung ini juga akan mampu menstimulir inovasi dalam pengambilan keputusan dengan menggali berbagai alternatif solusi yang ditawarkan.  Kemampuan menggali hasil dari alternatif skenario yang ditawarkan, penggunaan informasi yang tepat dan akurat, dan penyajian berbagai alat bantu untuk memudahkan proses pengambilan keputusan pada akhirnya dapat membantu para manajer dalam membuat keputusan yang akan membantu aktivitas yang ada dalam mencapai tujuannya yang strategis.